Pourquoi mettre en place des pointeuses mobiles ? Le contrôle des présences sur le terrain est primordial pour gérer efficacement ses ressources. Réduire les déplacements, éviter les coûts inutiles, garantir la qualité de service sont autant d’avantages offerts par le pointage.
Cependant, les options d’équipements et de pointeuses mobiles sont multiples. Alors, comment s’y retrouver ? Quelles sont les meilleures options ? MoveWORK répond à vos questions !
Qu’est-ce qu’une pointeuse mobile ?
Une pointeuse mobile est un dispositif utilisé pour enregistrer la présence des individus d’une entité de manière dématérialisée. La pointeuse mobile peut être un équipement physique ou bien une application.
Comme son nom l’indique, la pointeuse est mobile et n’est donc pas forcément installée à un endroit précis. Ces équipements permettent aux employés de pointer à partir de leur smartphone ou tout autre appareil mobile connecté à Internet.
Les pointeuses mobiles proposent de nombreuses fonctionnalités :
- Enregistrement de la présence : heures d’arrivée, heure de départ, retards, temps de pauses ou absences.
- Localisation : Les pointeuses mobiles vous permettent de savoir si vos agents sont sur site ou non. Cette fonction est essentielle pour la sécurité, notamment sur les chantiers dangereux.
- Intégration et interfaçage avec des logiciels métiers : Les pointeuses mobiles peuvent s’interconnecter avec des outils de gestion des ressources humaines. Les données terrain sont automatiquement remontées dans les systèmes et correctement centralisées. Cela facilite l’élaboration des fiches de paies, des plannings et des congés.
- Rapports et analyses : Intégrées à un logiciel de Facility Management, les pointeuses mobiles proposent des reporting opérationnels précis. Ces données peuvent être utilisées pour des analyses de productivité, des calculs de salaires ou des audits internes.
Quels sont les objectifs principaux d’une pointeuse mobile ?
Les pointeuses mobiles offrent une alternative pratique et flexible aux méthodes traditionnelles de contrôle de présence. Les principaux objectifs d’installer ce type d’équipement sont :
- Garantir le respect des temps de travail : Le contrôle de présence permet d’éviter les absences non justifiées, les retards fréquents et aide à assurer une équité entre les collaborateurs. Face à certaines obligations légales, le contrôle de présence permet d’éviter les infractions aux réglementations du travail et prévient les litiges potentiels.
- Assurer la conformité des contrats clients : En fournissant une preuve de présence, les pointeuses mobiles vous permettent de démontrer avec transparence les prestations réalisées. La facturation de vos clients est facilitée. Les pointeuses mobiles fournissent une traçabilité claire et un moyen de vérification des obligations contractuelles, contribuant ainsi à la satisfaction des parties prenantes.
- Garantir la sécurité des agents : Sur les chantiers dangereux, comme la construction ou l’industrie, ou en cas d’incident, les pointeuses mobiles permettent d’identifier les personnes présentes sur site. Ces identifications favorisent la réactivité et la mise en place de mesures préventives ou correctrices.
- Optimiser la rentabilité de son exploitation : En associant les données de présence aux projets, le calcul des coûts de main-d’œuvre est simplifié. Les agents sont indemnisés au réel et la facturation client est plus précise.
Néanmoins, le contrôle de présence doit être mis en place de manière légale et respectueuse de la vie privée des salariés. Les employeurs doivent se conformer aux réglementations en vigueur en matière de protection des données et de surveillance des salariés.
Quelle est la différence entre une pointeuse mobile et une pointeuse fixe ?
Une pointeuse fixe est un dispositif physique installé à un endroit figé sur le lieu de travail. On retrouve ces équipements généralement à l’entrée d’un bâtiment ou à un emplacement avec beaucoup de passage.
Les pointeuses fixes peuvent prendre plusieurs formes : borne connectée, badgeuses, horloge à cartes… Pour pointer, les agents doivent se rendre physiquement au point de contrôle. En tant qu’expert des dispositifs de pointage, MoveWORK Technologies vous propose une gamme complète de pointeuses fixes.
Au contraire, une pointeuse mobile fonctionne à l’aide d’une application ou d’un logiciel installé sur un appareil mobile. Que ce soit un smartphone, une scanette ou une tablette, les collaborateurs peuvent pointer à distance avec ce dispositif. Il existe diverses méthodes d’identification : QR Code, reconnaissance faciale, un code personnel..
Quelles entreprises ont le plus besoin d’une pointeuse mobile ?
Le pointage est un système utile pour tous types d’entreprises, que ce soit une petite PME ou un grand groupe. Pour garantir la sécurité des collaborateurs, certaines organisations ont plus intérêt à utiliser des pointeuses mobiles que d’autres :
- Les prestataires de services : Avec des agents sur le terrain et sur des sites espacés, les prestataires n’ont pas de visibilité sur la présence des salariés. Les pointeuses mobiles permettent de suivre les mouvements sur chantiers clients. Techniciens, livreurs, agents de sécurité ou équipes de nettoyage peuvent attester de leur présence directement depuis leur appareil mobile avec un QR Code ou un système NFC. Le suivi des prestations est ainsi précis et optimal.
- Entreprises à horaires flexibles ou en télétravail : Les entreprises sans horaires de travail fixes ou avec des salariés travaillant à distance ont tout intérêt d’utiliser les pointeuses mobiles. Cela facilite la gestion des horaires variables et permet de maintenir un suivi précis des heures travaillées, quels que soient les lieux de travail.
- Entreprises soumises à des réglementations en matière de travail et de sécurité : Les secteurs réglementés, tels que la santé, la sécurité ou l’industrie, doivent respecter des obligations légales précises. Certaines zones sont autorisées à une catégorie de salarié et d’autres non. Les pointeuses mobiles permettent de respecter les temps de travail et la conformité réglementaire.
- Les grands sièges sociaux : Plus les collaborateurs se multiplient, plus il est compliqué de suivre les présences sur site. Les entreprises grands comptes peuvent utiliser les pointeuses mobiles pour suivre et enregistrer les heures facturables de leurs salariés. Cela permet de générer des rapports précis et d’optimiser l’allocation des ressources.
Quels sont les différents types de pointeuses mobiles ?
Il existe différentes options de pointeuses mobiles qui s’adaptent aux diverses problématiques :
- Les pointeuses mobiles avec badges :
Idéales pour les entreprises ayant des interventions régulières sur site (maintenance, nettoyage…) Les salariés utilisent des badges ou des puces RFID pour enregistrer leur présence en les scannant sur la pointeuse mobile du manager.
Avantages : simplicité d’utilisation, rapidité du pointage et suivi précis des présences Inconvénients : distribution de badges physiques à chaque salarié et le risque de perte
- Les pointeuses mobiles avec GPS :
Ces pointeuses sont adaptées aux prestations sur les chantiers dangereux qui nécessitent la localisation des salariés. Les employés pointent leur présence à partir de leur appareil mobile et le système enregistre également les coordonnées GPS de l’emplacement.
Avantages : suivi de la localisation et planification des intervention par proximité
Inconvénients : consommation de batterie élevée et RGPD stricte à respecter
- Les pointeuses mobiles smartphones : Ces pointeuses permettent aux salariés de pointer sans badges physiques. Avec une application dédiée installée sur leur smartphone ou sur un terminal professionnel, les agents peuvent enregistrer leur présence.
Avantages : facilité d’utilisation et polyvalence d’utilisation
Inconvénients : refus des agents d’utiliser leur téléphone personnel, incompatibilité et coûts
- Les pointeuses virtuelles : Idéales pour le télétravail ou les déplacements, le pointage s’effectue via une interface.
Avantages : flexibilité d’utilisation, accès à distance et la facilité de suivi
Inconvénients : besoin d’une connexion internet fiable et risques de fraude
Comment choisir une pointeuse mobile adaptée à vos besoins ?
Pour choisir la pointeuse mobile parfaite, vous devez prendre en compte plusieurs critères logistiques, humains et réglementaires. Chaque pointeuses répond à des besoins spécifiques.
Premièrement, le choix de votre pointeuse dépendra de si vous souhaitez installer ou non une borne sur site. L’installation d’une pointeuse fixe induit des coûts de mise en place et d’entretien. Avez-vous un espace libre pour installer l’équipement ? Cette espace est-il suffisamment fréquenté par les agents ? Est-il facilement accessible ? Est-il à l’abri des actes de vandalisme ? Vous devez répondre à toutes ces questions avant de faire votre choix final.
Ensuite, il est important de prendre en compte les mouvements de vos équipes pour choisir une pointeuse qui facilite le pointage. Si vos agents sont plus souvent sur les chantiers client que sur vos sites internes, la pointeuse mobile sera peut-être plus adaptée. Au contraire, si une équipe n’effectue aucun déplacement, ne sera-il pas plus judicieux d’installer une badgeuse fixe ?
La pointeuse doit également s’adapter aux flux du personnel. Si tous vos salariés arrivent en même temps sur le même espace, il faudra alors privilégier un système de pointage rapide (badges, tag NFC…). Un accès au goutte à goutte permettra lui de favoriser un pointage plus sécurisé, par code par exemple.
De plus, le choix de la pointeuse doit être adapté à l’environnement dans lequel vos équipes travaillent. La notion de réseau est ainsi très importante. Dans une zone blanche, il sera impossible d’utiliser une pointeuse mobile nécessitant internet. Hormis certaines pointeuses mobiles spécialisées comme MY TEAM, il sera préférable de choisir une badgeuse fixe.
L’hostilité de l’environnement est aussi à prendre en compte. Dans l’industrie par exemple, la pointeuse mobile devra être robuste, tandis que ce critère importe peu dans un bureau.
Enfin, l’intégration de vos logiciels de suivi est un critère essentiel pour choisir sa pointeuse mobile. Si la badgeuse ne vous permet pas de remonter les données dans une plateforme de pilotage, la traçabilité des présences sera impossible.
Les meilleures pointeuses mobiles pour nos logiciels de Facility Management
La plateforme de pilotage MoveWORK Flow permet de suivre et de centraliser tous vos flux de présence. Cette remontée de données vous donne ensuite accès à une multitude de fonctionnalités de gestion : planification des tâches, gestion des congés, fiches de paie…
Pour collecter vos données opérationnelles, MoveWORK vous propose une gamme complète de badgeuses et de pointeuses mobiles :
Scannette My Missions : la pointeuse mobile idéale pour les agents sur le terrain
La pointeuse mobile My Missions est une pointeuse tout terrain. Robuste et imperméable, cette scannette garantit un usage sur la durée. Elle est l’outil indispensable des travailleurs de plein air ou d’environnements exigeants.
La pointeuse mobile My Missions résiste à tous les éléments : chocs, température, sable, humidité… Son design renforcé lui permet de supporter des chutes jusqu’à 1,5 mètre. En cas d’accident, la pointeuse mobile peut rester immergée pendant 30 minutes.
My Team : la pointeuse mobile parfaite pour les chantiers dangereux ou éphémères
La pointeuse mobile My Team transforme vos managers ou chefs d’équipes en badgeuse humaine. C’est la pointeuse idéal pour suivre les présences de vos agents sur les chantiers éphémères ou à risque.
Sur une localité précise, My Team permet de gérer vos équipes en identifiant les arrivées et les départs par badges, NFC, identification visuelle ou QR Code. Les agents pointent directement sur la pointeuse mobile de leur manager.
Révolutionnaire, la pointeuse n’a même pas besoin de réseau pour fonctionner. A tout moment, le manager obtient une vision globale des présences sur le site.
