Chaque année, les établissements de santé sont soumis à de nouvelles contraintes sanitaires. Entre les réglementations existantes et les nouveaux décrets, rester conforme est un vrai parcours du combattant. Parmi les normes phares, on retrouve la norme ICSHA, qui régule et impose une consommation de gel hydroalcoolique dans le milieu de la santé. Mais concrètement, comment relever les niveaux de centaines de distributeurs ? dans des dizaines de bâtiments ? avec des milliers de mesures différentes ? Dans un secteur où le temps est une denrée rare, découvrez tous nos outils pour digitaliser le suivi ICSHA dans votre établissement de santé.
Quels indicateurs mesurer pour le suivi ICSHA ?
Avant d’entamer une transformation digitale, il faut tout d’abord s’assurer de savoir de quoi on parle. L’ICSHA mesure le volume de gel ou savon hydroalcoolique consommé dans une structure médicale. Il est exprimé en pourcentage et ne doit pas être en dessous d’un seuil minimal de consommation défini par la Haute Autorité de Santé.
Le calcul inclut un certain nombre de paramètres, mais ces derniers peuvent différer selon la taille, les activités et les flux de patients de votre établissement. Plus votre établissement est grand, plus le calcul est complexe. Donc avant de lancer votre projet de digitalisation, vous devez identifier comment calculer votre ICSHA selon votre modèle organisationnel.
Calcul de l'ICSHA et indicateurs généraux
La norme ICSHA se base globalement sur deux calculs, eux mêmes constitués de sous-calculs. Pour digitaliser le suivi ICSHA, vous devrez dématérialiser la collecte des données comprises dans ces équations et éventuellement automatiser les calculs qui en découlent.
- Délivrance de solution hydroalcoolique (SHA) dans l’établissement :
Ce calcul permet de mesurer la consommation réelle de gel hydroalcoolique par les soignants dans une clinique ou dans un hôpital. Cet indicateur peut être mesuré de deux façons distinctes, selon la prise en compte ou non de la consommation dans les blocs opératoires. En général, la formule utilisée est :
Volume annuel de litres de SHA délivré/Volume théorique annuel minimal à délivrer x 100
Pour analyser votre consommation, vous pouvez opter pour plusieurs méthodes :- comptabiliser le nombre de flacons de solutions commandés, soustraire le nombre de flacons utilisés et ramener le tout à une mesure en litres
- dénombrer le volume de litres de solutions hydroalcooliques consommé dans les différents distributeurs et les cumuler
- Volume minimal de produit hydroalcoolique à délivrer dans un établissement :
Ce calcul permet de définir la consommation minimale en litres de solution hydroalcoolique à respecter dans chaque type d’établissement de santé. Cet indicateur se base sur une grille de consommation souhaitée en fonction des journées d’hospitalisation et des actes de soins pratiqués dans la structure hospitalière :
= Somme des volumes annuels minimaux de PHA en litre à délivrer par activité
– le volume annuel minimal de PHA en litre à délivrer pour l’AddictologieLe volume minimal par activité correspond à une multiplication entre le nombre minimum de frictions exigé par jour pour ce même soin et le nombre de journées d’hospitalisation recensées dans ce service hospitalier sur l’année. Le tout est rapporté à un volume en litres.
Coefficients et spécificités ICSHA selon les activités de soins
Bien que déjà complexe, la norme ICSHA intègre aussi des particularités liées aux domaines d’activité des établissements de santé. Ces règles définissent si un service ou non doit être intégré dans le calcul final de l’ICSHA. En voici un aperçu :
- Les établissements spécialisés en psychiatrie ne sont pas encadrés par l’ICSHA. Toutefois, s’ils intègrent une autre activité de soin, ils sont alors soumis à la réglementation. Le calcul ICSHA devra alors être ajusté en fonction.
- Les activités d’addictologie intégrées dans d’autres services de soins (psychiatrie, médecine…) doivent être soustraites du calcul
Tous ces éléments rendent la gestion manuelle de l’ICSHA quasi impossible. Les établissements sans outils digitalisés perdent des jours de travail pour planifier les audits.
Pourquoi choisir un calcul ICSHA digitalisé ?
À votre avis combien de données sont nécessaires pour calculer l’indicateur ICSHA dans un hôpital de taille moyenne ? Cela peut représenter jusqu’à 18 000 données par an ! Alors, imaginez maintenant si votre responsable qualité doit relever chaque information une à une… La perte de temps annuelle est considérable ! Face à ce constat, mettre en place un suivi ICSHA digitalisé est à la fois un gain de temps et d’argent. Il vous permettra de :
- Remonter automatiquement la consommation des solutions hydroalcooliques de contenants différents (distributeur, flacons, recharges, bidons…)
- Convertir automatiquement les volumes en mesures identiques et comparables (litres)
- Suivre et calculer en temps réel le nombre de journées d’hospitalisation
- Calculer automatiquement les ratios de frictions selon les typologies d’activités
- Répertorier les données de stock ou de réassort
- Analyser en temps réel les écarts et ajuster les consommations si besoin
- Automatiser vos rapports pour la HAS avec un historique précis de votre conformité
Précédemment on était sur la traçabilité papier. On a décidé de digitaliser avec MoveWORK pour éviter d'avoir plusieurs milliers de pages pour contrôler les prestations. Mais surtout pour fluidifier l'activité. Nous sommes au service des patients et aussi des activités de soins, c'est pourquoi nous devons être en mesure de réagir immédiatement en cas de besoin.
Le déploiement d’un écosystème digital, intégrant un logiciel d’analyse et des technologies de collecte automatique, vous prémunira des erreurs. Avec un système intégré, connecté à vos logiciels métiers existants, vous supprimez les ressaisies entre les outils, les corrections, les vérifications et les consolidations multi-sites qui vous font perdre un temps fou au quotidien.
Les meilleurs outils pour digitaliser le suivi ICSHA
Pour calculer votre indicateur ICSHA automatiquement et gérer vos audits de façon digitale, vous allez devoir vous équiper d’un ou plusieurs dispositifs. D’un côté pour collecter les données de consommation SHA, et de l’autre pour les retranscrire dans des graphiques lisibles. Et pour compléter le calcul, vous devrez disposer d’une traçabilité de tous vos flux patients et hospitalisations. Certains fournisseurs proposent des offres tout-intégrées pour gérer l’hygiène des mains de bout en bout : applications, équipements, logiciel de gestion… Voici un aperçu des options disponibles sur le marché.
Les capteurs connectés et les distributeurs intelligents
Dans votre parcours digitalisé ICSHA, les technologies IoT seront vos meilleures alliées. À l’aide de système de comptage ou de détection, ces équipements permettent d’un côté de calculer les passages dans les services et, de l’autre, calculer les quantités de gel hydroalcoolique consommées.
- Les équipements d’hygiène connectés :
Parmi les dispositifs innovants, on retrouve une large gamme de distributeurs de gel ou de savon hydroalcoolique connectés. Ces appareils distribuent automatiquement des doses de gel définies au préalable et comptabilisent le nombre de distributions au quotidien. Grâce à ce relevé, le calcul de la consommation par zone est fortement facilité. En complément, les distributeurs connectés envoient aussi des alertes si un risque de rupture approche. Vos soignants disposent ainsi en toutes circonstances de SHA à disposition pour respecter les protocoles. - Les capteurs de passage ou de comptage :
Via des modes infrarouges, ces capteurs IoT permettent de compter facilement les entrées et les sorties des services hospitaliers. Placés à des endroits stratégiques, comme sur les portes des chambres patients ou à l’entrée des blocs opératoires, ils vous indiquent le nombre de personnes présentes sur un espace et le nombre de frictions à effectuer en fonction.
Les plateformes de gestion des consommables
Connecter vos distributeurs, c’est bien. Mais, exploiter les données qui en émanent : c’est encore mieux ! Pour suivre et gérer vos consommations de solutions hydroalcooliques, des plateformes comme Hygiaconnect permettent de transcrire toutes les mesures du terrain dans une interface de gestion intuitive.
Des tableaux de bord vous donnent accès aux consommations en temps réel, par zone, par équipement ou même encore par équipe soignante. Grâce à une cartographie numérique de vos bâtiments, vous pouvez également suivre l’état de fonctionnement et de tout votre parc matériel.
Pour aller plus loin, connectez votre plateforme à MoveWORK Flow et automatisez toutes les interventions de réassort. Sa traçabilité poussée vous permettra d’analyser les délais de prise en charge et les temps de rupture.
Les plateformes de gestion opérationnelle
Là où la norme ICSHA devient intéressante, c’est quand vos données vous font passer d’une simple lecture d’informations à une gestion proactive de l’activité hospitalière. Plus que de simples résultats de calcul, des plateformes intelligentes comme MoveWORK Healthcare vous permettent d’exploiter les données ICSHA pour détecter les dérives opérationnelles. Grâce à des connexions avec vos équipements et vos logiciels médicaux, vos indicateurs deviennent alors des leviers stratégiques.
MoveWORK Healthcare intègre un algorithme analytique intelligent qui permet à la fois de détecter les situations, mais aussi d’agir pertinemment en fonction. Les données ICSHA ne sont plus isolées et lues séparément, elles sont corrélées avec d’autres indicateurs. Votre gestion prend alors une dimension stratégique. Ces plateformes vous permettent :
D’identifier les services sous-consommateurs ou sur-consommateurs de gel
De repérer les anomalies de consommation saisonnières ou liées à un type de soins
- De détecter les risques de ruptures et de déclencher automatiquement des réassorts
De corréler les variations ICSHA avec les pics d’activité ou les flux d’entrée de patients
D’identifier les écarts entre équipes de jour et de nuit, entre les services ou les bâtiments
Préparer son projet de digitalisation ICSHA
Maintenant que vous disposez d’une vision d’ensemble, à la fois sur le côté théorique que numérique, il est temps de vous lancer. Mais comme toute chefferie de projet d’envergure, vous ne devez pas partir dans tous les sens. Un travail de préparation de longue haleine vous attend ! Certains établissements de santé préfèrent déléguer cette partie préparatoire à des experts technologiques comme MoveWORK offrant une offre d’hygiène connectée tout-en-un.
Dans l’optique où vous souhaitez gérer votre digitalisation de A à Z, voici une liste non exhaustive des tâches à réaliser avant de déployer un outil :
- Cartographier les flux de données ICSHA : Combien de services sont impliqués ? Combien de points de contact doivent-être relevés ? Combien de soignants doivent-être suivis ?
- Identifier les sources de données existantes dans l’établissement : Des systèmes numériques existent-ils déjà ? Comment sont retranscrites les données actuellement ? Sur Excel ? Via un logiciel ? Qui est responsable du traitement ?
- Structurer un mode de calcul ICSHA : Débuter par la cartographie de vos bâtiments pour identifier les points de collecte manquants ou à digitaliser. Ensuite, créez un référentiel unique pour les multi-sites et intégrez de fil en aiguille les spécificités d’activité pour chaque service (journées d’hospitalisation, flux de patients, frictions obligatoires…)
- Établir un cahier des charges fonctionnel : Pour faire votre choix, identifiez les facteurs ou les fonctionnalités indispensables à votre suivi ICSHA digitalisé. Pour une faisabilité totale de votre projet, nous vous conseillons d’intégrer dès la phase préparatoire votre DSI. Celle-ci vous orientera correctement pour créer une architecture compatible avec votre infrastructure digitale actuelle.
- Définir un calendrier de déploiement réaliste : Dans un monde idéal, votre projet de digitalisation ICSHA se passera sans encombre. Mais dans la réalité, les imprévus font toujours surface et ralentissent parfois les lancements. Dans cette optique, structurez une timeline flexible pour échelonner votre projet : tests, formation des équipes, ajustements…
Comment relier l’ICSHA aux autres indicateurs d’hygiène hospitalière ?
Selon le logiciel choisi pour digitaliser votre suivi ICSHA, vous aurez la possibilité de créer des interfaces avec vos différents logiciels métiers. Via des techniques d’API ou des webhooks, les données seront transférées et corrélées automatiquement d’un outil à l’autre.
Occupation des chambres patients, GMAO des distributeurs SHA, planning des soignants… Tout peut être réuni dans une interface unique pour piloter plus facilement votre certification ICSHA. En cas d’audit, vous n’aurez plus qu’à exporter les rapports préconçus.
