Dans un contexte où l’évolution constante est la norme et l’efficacité organisationnelle est cruciale, la digitalisation sera votre meilleure alliée. Le domaine hospitalier se positionne particulièrement à la pointe de l’innovation et de la modernisation de ses processus. Au cœur de ces évolutions, la gestion des plannings des agents de services hospitaliers (ASH) constitue une préoccupation majeure. Cette transition représente un enjeu stratégique pour améliorer les conditions de travail, optimiser les ressources humaines et assurer un fonctionnement fluide des services hospitaliers. Alors quelles sont les bonnes pratiques à la digitalisation de vos plannings ASH ? Découvrez la réponse ci-dessous !
Les plannings ASH, c'est quoi ?
Premièrement, un planning ASH c’est quoi? C’est tout simplement un planning rassemblant toutes les activités liées à l’entretien, au bionettoyage et à l’hygiène des structures médicales de vos agents de services hospitalier. Équipe d’hospitalisation, équipe des sortants, équipe des consultations… Chaque service de soins dispose de plages horaires d’intervention spécifiques.
Les plannings des ASH ont plusieurs objectifs :
- Planifier et suivre la bonne réalisation des tâches d’entretien et de bionettoyage
- Assurer un passage régulier des équipes pour garantir la propreté des lieux
- Répartir les ressources sur les lieux d’intervention de façon rationnelle pour optimiser l’efficacité opérationnelle des ASH
- Suivre et ajuster la charge de travail de chaque agent
- Garantir la conformité de la réalisation des protocoles sanitaires pour assurer la sécurité des patients et du personnel soignant en toutes circonstances.
- Faciliter la gestion et le suivi des déchets biomédicaux
Bien élaborer les plannings de ses ASH est donc un processus indispensable et l’utilisation d’un document papier ou d’un simple tableau Excel devient vite insuffisant.
Oubliez le papier : digitalisez vos plannings ASH
La gestion des plannings des ASH peut s’avérer être un véritable défi pour les responsables d’établissements de santé. En effet, l’organisation et la gestion des plannings deviennent particulièrement compliquées lorsque l’on doit gérer les plannings d’une multitude d’agents. De plus, entre les changements et les imprévus, ces documents nécessitent des modifications en permanence.
Par conséquent, la gestion manuelle est quasiment impossible et peut entraîner des confusions au sein des équipes. La proportion d’erreur est d’autant plus grande si les informations ne sont pas communiquées clairement. Cela représente une perte de temps considérable pour tout le personnel, et engendre des frais supplémentaires liés à l’utilisation de papier qui pourraient être évités.
Dites adieu au papier, place maintenant à la digitalisation !
Oubliez vos allers-retours entre les services, vos heures de recherche des feuilles de sorties des patients ou vos innombrables appels aux ASH pour savoir qui est présent. Un retard ? Une absence ? Ne vous inquiétez pas ! Grâce à la digitalisation des plannings ASH, toutes les modifications s’effectueront automatiquement et vos agents en seront directement notifiés. Ainsi, vous et vos agents ne perdez plus de temps avec les imprévus du quotidien, vous réalisez des économies, et vous aurez l’assurance que vos chambres patient seront prises en charge.
Quels sont les avantages de la digitalisation des plannings ASH ?
La digitalisation des plannings des ASH est une révolution apportant des avantages tant pour les gestionnaires que pour les agents. En effet, le passage à des plannings digitalisés permet non seulement un gain de temps non négligeable des deux côtés, mais aussi une réduction des erreurs manuelles. En supplément, digitaliser permet une adaptabilité à toutes épreuves et une collecte automatique des temps de travail.
1- Plannings ASH digitalisés, un gain de temps
Un premier avantage de la planification digitalisée est le gain de temps pour l’ensemble du personnel. Tout d’abord, les responsables auront la possibilité de gérer l’organisation et les modifications nécessaires directement sur une même plateforme digitale. Ils obtiennent une vision globale et transversale de leur structure ou de leur service de soins. Des rapports de performance peuvent aussi être générés par agent ou par équipe.
Ensuite, l’automatisation des plannings permettra aux ASH d’effectuer les bonnes interventions au bon moment. Ils n’ont plus à se soucier d’éventuelles erreurs de planning ou doublons de prestation. Cela leur permet de gagner du temps dans leurs tâches quotidiennes et se concentrer sur le principal, qui est de garantir la sécurité des patients.
2- Réduction des erreurs de planification
La fréquence des erreurs dans la gestion manuelle des plannings des services hospitaliers est un problème courant. L’automatisation de la planification des interventions des ASH résout ce problème en générant des plannings automatiques fiables.
Les données opérationnelles sont collectées avec des dispositifs numériques pour obtenir les informations en direct. Ainsi, les plannings sont ajustés en fonction de l’état réel de l’exploitation et des besoins à l’instant T. Cela simplifie également la gestion des congés et des changements de dernière minute. Ainsi, les conditions des agents de service hospitalier sont améliorées.
3- Flexibilité accrue des plannings des ASH
Dans un établissement de santé, les imprévus et les changements de dernière minute sont très courants. Les responsables des plannings ASH doivent toujours être présents pour n’importe quelle modification et ainsi pouvoir informer leurs équipes. Cependant, pas facile d’être simultanément à l’accueil des patients, au service de cardiologie et au bloc opératoire ! Comme les responsables ne peuvent pas se dédoubler, ce manque de visibilité peut causer des erreurs ou encore des confusions si l’information n’est pas transmise de la bonne manière. La digitalisation simplifie la gestion de la planification en permettant une réaction rapide aux demandes et aux alertes. Absences, congés, incidents ou remplacements sont identifiés et révisés en temps réel et les plannings sont modifiés en conséquence.
4- Collecte automatique des temps de travail
Finalement, la digitalisation des plannings permet aussi aux gestionnaires d’avoir une vue d’ensemble sur les temps de travail des agents. Cette perspective inclut non seulement les heures de travail, mais également les heures supplémentaires, les indisponibilités, les absences, etc… La collecte automatique de toutes ces données simplifie considérablement la tâche des gestionnaires de paie. Cette digitalisation facilite non seulement la gestion administrative, mais contribue également à garantir le respect des réglementations du travail. Chacun est gagnant ! D’un côté, les ASH sont rémunérés selon leur temps de travail réel et de l’autre le pôle ressources humaines est conforme. La confiance au sein de vos équipes sera ainsi renforcée.
Allez plus loin avec l’automatisation des plannings ASH
L’automatisation des plannings des ASH consiste à informatiser, digitaliser, gérer et optimiser la planification des interventions. Les horaires de travail et les tâches assignées aux ASH sont dématérialisées et accessibles sur des dispositifs digitaux pour une productivité optimale. Grâce à la collecte instantanée de données sur le terrain, l’automatisation permet d’ajuster en temps réel les plannings des ASH. Un agent de service est absent ? Il est immédiatement remplacé ! Des tâches n’ont pas été réalisées ? L’agent le plus proche est contacté automatiquement pour terminer le protocole de bionettoyage !
L’automatisation des plannings des ASH permet non seulement d’améliorer l’efficacité opérationnelle, mais aussi de réduire les coûts liés à la gestion des ressources humaines. Elle contribue également à garantir une meilleure qualité de service dans les établissements de santé en assurant une couverture adéquate à tout moment. Avec l’automatisation des plannings, les établissements de santé n’ont plus à se soucier des plannings ASH.
MoveWORK, l'outil pour automatiser vos plannings ASH !
MoveWORK Flow possède un module de planification connecté et simple d’utilisation. Avec son système de workflows et d’automates, cet outil devient la plateforme idéale pour intégrer et automatiser les plannings de vos ASH. MoveWORK Flow agit contre les imprévus en déclenchant des scénarios d’actions correctives automatiques en fonction des situations détectées dans votre établissement.
Grâce à la plateforme, vous pouvez facilement gérer les interventions de vos agents. Combinée à un écosystème de capteurs IoT ou d’équipements de captation, vous obtenez une vision holistique de votre établissement en temps réel.
Quels processus automatiser dans les plannings ASH ?
Grâce à la plateforme MoveWORK Flow et à l’automatisation des plannings ASH, ces processus manuels ne seront plus qu’un lointain souvenir :
- Le remplacement d’un ASH en cas d’absence ou de retard
- Le déclenchement d’actions correctives en cas de non-conformité
- La réaffection des tâches en cas de protocole incomplet ou non réalisé
- L’envoi de demande d’intervention en cas d’incident ou d’anomalie relevée
- L’envoi de demande d’intervention en cas de sortie d’un patient d’une chambre
- Le réassort d’un consommable en cas de niveau de contenance bas
- La commande de consommable en cas de stocks faibles
Les avantages de la plateforme MoveWORK Flow
- Les plannings sont facilement accessibles en temps réel sur la plateforme ou nos applications mobiles dédiées
- Il est très simple d’intégrer le planning d’une équipe à des capteurs IOT ou des pointeuses mobiles pour prouver la réalisation d’une intervention
- Notre plateforme permet d’intégrer vos logiciels santé dans son interface : DX Care, Hopital Manager, Chronos… Les données de MoveWORK Flow remontent dans vos systèmes de gestion et vice-versa.
- MoveWORK Flow permet d’analyser facilement les prestations de vos équipes, cibler les points à améliorer et optimiser les coûts sans réduire la qualité des interventions
